Story 1: Leistung wird zu Umsatz
Nachdem eine Leistung erfasst wurde, kann sie in die Monatsabrechnung übernommen, freigegeben und danach fakturiert werden.
Alles Wichtige für jede Rolle von der ersten Erfassung bis zu Freigabe, Rechnung und Zahlung.
Dieses Manual beschreibt die zentralen User Stories in klarer Reihenfolge und macht sichtbar, was für welche Rolle erlaubt ist.
So führen Sie Timefolio ohne Umwege ein.
Keine Überladung, klare Verantwortung.
| Rolle | Fokus | Darf | Nicht erlaubt |
|---|---|---|---|
| System | Plattform und Governance | Alle Funktionen inkl. Status, Log, README, Übersetzungen | - |
| Manager | Operatives Teammanagement | Kunden, User, Import, Reporting, eigene Teamprozesse | Kein System-only Log/Status/README/Übersetzungen |
| User | Leistungen und Tagesarbeit | Leistungen erfassen, Projekte nutzen, optional Abrechnung mit Flag | Keine User-/Kundenverwaltung |
| Guest | Transparenz und Kontrolle | Lesender Zugriff im Scope, optionale Kontingent-Sicht | Keine mutierenden Fachaktionen |
Beispiele aus dem realen Ablauf.
Nachdem eine Leistung erfasst wurde, kann sie in die Monatsabrechnung übernommen, freigegeben und danach fakturiert werden.
Bestehende Daten aus Tabellen können importiert werden, damit Teams nicht bei null starten müssen.
Kunden sehen exakt den Leistungsstand und geben digital frei oder lehnen mit Grund ab.
Dashboard, Reports und KI-Navigation zeigen offene Rechnungen, Abrechnungen, Freigabezeit und Risiken in Echtzeit.
Im Profil können Benutzer ihre persönliche Monatsübersicht öffnen, die enthaltenen Leistungen prüfen und pro Monat ein PDF für die eigene Ablage erzeugen.
Ein Benutzer gibt «Neue Leistung Muster AG heute 8–11 Zeugnis» ein und erhält sofort eine bestätigte Leistung. Dasselbe Prinzip funktioniert im Dashboard und in der Abrechnung für Navigation, Monatsfilter und offene Rechnungen.
Sicher importieren statt chaotisch nacherfassen.
Die häufigsten Fragen kompakt beantwortet.
Sie bleiben dokumentiert und werden gegen unbeabsichtigte Änderungen abgesichert.
Ja. Rollen und Berechtigungen sind auf parallele Teamarbeit ausgelegt.
Die Freigabe läuft über einen eindeutigen Token-Link mit klarer Statusrückmeldung.
Ja. Im Profil steht für System, Manager und User eine persönliche Monatsübersicht zur Verfügung. Dort lassen sich die enthaltenen Leistungen prüfen und pro Monat als PDF exportieren.
Statuswechsel, Änderungen und relevante Aktionen bleiben im Prozess nachvollziehbar.
Ja. Die Inhalte liegen in den Übersetzungskeys und können in eurem Translation-Flow gepflegt werden.
Angemeldete Benutzer können über das Feedback-Formular im Footer direkt eine Nachricht an das Team senden.
Timefolio ist eine Web-Applikation für Leistungserfassung, Kundenfreigabe, Abrechnung und Reporting.
Besonders für internationale Dienstleister, Agenturen, Beratungen und KMU mit kundenbezogener Verrechnung und Bedarf an sauberem Freigabe- und Rechnungsprozess.
Ja. Timefolio wird in der Schweiz entwickelt, unterstützt QR-Rechnungen für CH-Kunden und passt zu Schweizer Qualitätsansprüchen. Gleichzeitig ist das Produkt für internationale Kunden- und Rechnungsszenarien ausgelegt.
Ja. Kunden können Leistungen über einen sicheren Freigabe-Link prüfen und freigeben oder ablehnen.
Ja. Besonders bei Leistungsrapporten, Freigaben und Monatsabrechnungen ersetzt es manuelle Listen gut.
Ja. Monatsabrechnung, Rechnungstext, Rechnungs-PDF, Online-Rechnung, Zahlungsfluss und zahlungsartspezifische Prozesse sind Teil des Kernprozesses.
Ja. Die Oberfläche ist für Desktop und Mobile optimiert.
Ja. Vorhandene xlsx-Daten können für einen schnelleren Start importiert werden.
Ja. Die KI-Befehlsleiste unterstützt Leistungserfassung, Dashboard-Navigation und Abrechnungsfilter. Natürliche Sprache erstellt Leistungen, öffnet die richtige Liste oder setzt den nächsten Prozessschritt ohne Dropdown-Logik.
Ja. System, Manager, User und Guest haben klar abgegrenzte Zugriffe.
Ja. Kunden, Benutzer und Reporting können auf den jeweiligen Scope begrenzt werden.
Ja. Benutzer können sich per Einmalcode anmelden, auch ohne gesetztes Passwort.
Ja. Ein Konto kann zunächst nur mit Einmalcode genutzt werden, bis ein Passwort gesetzt wird.
Ja. Leistungen können Kunden, Projekten und Aufgaben zugeordnet werden.
Ja. Reports machen Umsatz, Freigabestatus und Prozessqualität sichtbar.
Direkt testen oder mit dem Team in den Prozess gehen.